Wie geht es Ihren Vorsätzen für 2010? Etwa dem, regelmäßig Ablage zu machen? Schreiben ist ja das eine, Geschriebenes ablegen das andere. In diesem Newsletter erfahren Sie, wie es funktionieren kann.
Ermutigung des Monats
Gute Vorsätze sind schön, aber praktikable Vorsätze sind besser.
Vergessen wir also Projekte wie "ab sofort lege ich jede Rechnung
und jeden Brief sofort ab". Bei mir klappt das keine zehn Tage.
Und je höher der Stapel, desto geringer die Lust ihn abzutragen.
Das Hauptproblem ist meist die Zusammensetzung des Stapels:
Steuerbelege, Zeitungsartikel, Urlaubspost, Bescheinigungen.
Ein Mix aus Muss und Kann. Wer darin etwas sucht, ist verloren.
Der erste Schritt heißt deshalb: vorsortieren. Sie brauchen dazu
drei Ablageplätze - Fächer, Kartons oder Schubladen. Fach Eins
ist für die klassische Ablage: Bank, Rechnungen, Versicherungen.
Fach Zwei ist für die Steuerbelege, Fach Drei für den großen Rest.
Also für alles, bei dem Sie im Moment sagen: Das bewahre ich auf.
Fach zwei räumen Sie ein Mal im Jahr für die Steuererklärung. Die
übrige Zeit können Sie es vergessen. Fach eins wächst langsamer
als Ihre frühere Ablage. Brauchen Sie etwas, dann finden Sie es.
Und die endgültige Ablage verliert einen Gutteil ihres Schreckens.
Fach drei füllt sich zügig. Viele Artikel und Briefe wären es wert,
das wir sie bewahren. Zumindest im Moment des Lesens erscheint
dies so. Die Stunde der Wahrheit kommt, wenn das Fach voll ist.
Die harte Lösung: Sie nehmen die untere Hälfte des Stapels und
werfen sie unbesehen weg. Was Sie in diesen ein, zwei Monaten
nicht vermisst hatten, das brauchen Sie auch künftig nicht mehr.
Die Lösung für sensiblere Seelen: Sie packen den Stapel auf den
Tisch und sortieren: Was aus heutiger Sicht noch bewahrenswert
ist, kommt in die Muss-Ablage, der große Rest in den Papierkorb.
Sie werden staunen, wie leicht Ihnen das Wegwerfen jetzt fällt.
Tipp des Monats: die Langzeit-Ablage
Rechnungen müssen sie mindestens zwei Jahre aufbewahren,
Bank- und Steuerunterlagen acht bis zehn. Was also tun?
Am einfachsten ist es, Sie orientieren sich an der Obergrenze.
Ich zum Beispiel habe entschieden: Ich bewahre alles zehn Jahre
auf. Jetzt brauchen Sie zehn Deckelkartons von Ikea und Co. Alle
Ablagedokumente aus 2009 kommen in den 2009er Karton. Dazu
die Bankbelege und alles, was Sie 2009 endgültig abgeschlossen
haben, vom Wertpapier-Verkauf bis zum Wohnungswechsel.
Die Ernte fahren Sie am Ende der zehn Jahre ein. Wenn Sie dieses
Jahr die Langzeit-Ablage für 2009 machen, nehmen Sie den Karton
von 1999 her, werfen alles weg und schreiben "2009" drauf. Voilà.
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