Jetzt im Sommer lassen wir den Schreibtisch gerne mal
Schreibtisch sein. Eingehende E-Mails beantwortet der
Abwesenheitsassistent. In diesem Newsletter erfahren
Sie, was dieses Helferlein tun sollte - und was eher nicht.
Unglücksrabe des Monats
Leider bin ich bis zum 12. August nicht im Büro. Falls Ihr Anliegen
nicht so lange warten kann, wenden Sie sich bitte an Max Maron,
Telefon 0990/69248-3922, E-Mail max.maron@verleihnix.com
Dieser Antworttext macht so ziemlich alle Fehler, die bei einem
Abwesenheitsassistenten möglich sind. In der Sache und im Ton.
In der Sache: Zwei Fragen bleiben offen: Ist der Betreffende am
12. August wieder im Büro oder erst am 13. August? Und: Wird
die aktuelle E-Mail an den Vertreter weitergeleitet oder nicht?
Im Ton: Leider … nicht ist Negativstil. Kommunikationsforscher
haben herausgefunden: Negativstil löst negative Gefühle aus.
Zwei Baustellen haben wir also beim Abwesenheitsassistenten:
Er soll sachlich klar sein und eine positive Stimmung erzeugen.
Weiterleiten oder nicht weiterleiten?
Erhalten Sie auch vertrauliche oder persönliche E-Mails, die nur
für Sie gedacht sind? Dann ist die Sache klar: nicht weiterleiten.
Aktivieren Sie die Weiterleitungsfunktion also nur, wenn Ihre
Vertretung ohne Bedenken alle eingehenden E-Mails sehen darf.
E-Mails werden nicht weitergeleitet, es ist jedoch sichergestellt,
dass die Vertretung jederzeit Zugriff auf eingehende E-Mails hat.
Auch diese Version löst das Problem nicht. Die Vertretung könnte
ja eine vertrauliche E-Mail sehen. Hier hilft nur eine klare Ansage:
Die Vertraulichkeit von E-Mails ist uns wichtig. Deshalb wird Ihre
E-Mail nicht automatisch weitergeleitet. Falls Sie vor meiner
Rückkehr eine Antwort benötigen: Bitte senden Sie Ihre E-Mail
nochmals neu an meinen Vertreter: max.maron@verleihnix.com
Unnötig ist diese Vorsicht, wenn Sie etwa im Service arbeiten und
nur Service-Anfragen erhalten. Dann lassen Sie alle E-Mails
weiterleiten und informieren den Absender entsprechend:
Ihre E-Mail wird automatisch an meinen Vertreter weitergeleitet.
Max Maron wird sich darum kümmern. Sie erreichen ihn unter
0990/69248-3922, per E-Mail unter max.maron@verleihnix.com
Positiv formulieren
Leider bin ich nicht im Büro. Warum „leider“? Freuen Sie sich
nicht auf Ihren Urlaub? - Sie freuen sich? Dann stehen Sie dazu:
Bis einschließlich 11. August bin ich im Urlaub.
Damit haben Sie auch das nicht umschifft. Aus …bin ich nicht
im Büro wird …bin ich im Urlaub. Das Prinzip heißt: Sagen Sie
nicht, was nicht geht oder nicht ist. Sagen Sie, was geht oder ist.
Abwesenheitsassistent I: die Pflicht
Vielen Dank für Ihre E-Mail. Bis einschließlich 11. August bin ich
im Urlaub. Ihre E-Mail wird an meinen Vertreter weitergeleitet.
Max Maron wird sich darum kümmern. Sie erreichen ihn unter
0990/69248-3922, per E-Mail unter max.maron@verleihnix.com
Abwesenheitsassistent II: die Kür
Der schönste mir bekannte Abwesenheitsassistent stammt von
Achim Engels aus Hürtgenwald (www.ertragssteigerer.de):
Produktives Arbeiten ist eine Abfolge von Spannung und
Entspannung. Beides ist gleich wichtig, im Moment und noch
bis einschließlich (Datum) widme ich mich dem Letzteren.
Termine können Sie gerne mit meinem Sekretariat unter
02429-908581 vereinbaren.
Wenn Ihr Anliegen nicht bis zu meiner Rückkehr warten kann,
dann schicken Sie mir Ihre eMail bitte erneut, aber dieses Mal
mit dem Wort "dringend" im Betreff und schon wird sie an
meine Urlaubs-eMail-Adresse weitergeleitet.
Ertragreiche und freundliche Grüße sendet Achim Engels
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